Objetivo do Processo #

Emitir, conferir, registrar, armazenar e entregar certificados acadêmicos (primeira ou segunda via) a alunos concluintes, garantindo a integridade dos dados, a rastreabilidade documental e o cumprimento dos prazos institucionais.

Responsável pelo Processo #

Analista Acadêmico

Área do Processo #

Secretaria Acadêmica

SIPOC #

Fornecedor(es) #

Aluno solicitante

Sistema SIGA

Equipe acadêmica / Secretaria

FGV (responsável pela confecção física e envio do certificado)

Sistema de requerimentos (plataforma interna)

Sistema de tickets da FGV

Sistema financeiro (em caso de segunda via)

Entrada(s): #

Solicitação do aluno

Enviada por e-mail, telefone ou requerimento interno.

Deve conter: nome completo, CPF, data de nascimento, e se é 1ª ou 2ª via.

Alunos antigos também podem solicitar (ex: turma de 2003).

Dados acadêmicos no SIGA/SIGA 1

Histórico escolar completo e atualizado.

Situação de conclusão verificada (todas as disciplinas aprovadas ou dispensadas).

Checagem de inconsistências entre SIGA e SIGA 1.

Documentos obrigatórios do aluno

RG ou CNH digital válida

Diploma de graduação (para certificações de pós-graduação)

Histórico da graduação, quando necessário

Conferência dos dados pessoais (nome, data de nascimento, grafia correta)

Comprovante de pagamento (2ª via)

Pagamento de R$110,00 para segunda via

Necessário abrir ticket para incluir valor no plano financeiro, em alguns casos

Sistema de requerimentos

Plataforma interna onde o pedido é registrado, incluindo status financeiro (adimplente/inadimplente)

Sistema de tickets da FGV

Usado para:

Solicitar emissão de certificado com urgência

Corrigir erros no histórico

Confirmar recebimento dos certificados

Solicitar segunda via

Ofício enviado pela FGV junto aos certificados

Documento com a listagem dos alunos cujos certificados foram enviados

Necessita ser digitalizado e arquivado

Atividades do Processo (Etapas): #

1. Receber solicitação do aluno para emissão do certificado.
2. Verificar se é primeira ou segunda via.
3. Se for segunda via, verificar pagamento da taxa e abertura de ticket para plano financeiro (se necessário).
4. Acessar o SIGA ou SIGA 1 para obter o histórico escolar.
5. Verificar se o aluno concluiu todas as disciplinas com aprovação ou dispensa válida.
6. Se houver erro (ex: disciplina reprovada registrada incorretamente), abrir ticket para correção à FGV.
7. Confirmar dados pessoais do aluno (nome, RG/CNH, data de nascimento, diploma de graduação).
8. Verificar se o aluno tem no mínimo 75% de presença nas aulas
9. Registrar o requerimento no sistema interno.
10. Justificar no sistema se o aluno estiver inadimplente (certificado não pode ser negado).
11. Aguardar geração da tarefa automática do certificado no sistema (cerca de 30 minutos).
12. Acessar lista de tarefas e clicar em “Deferir” a solicitação.
13. Inserir justificativa e confirmar deferimento.
14. Aguardar envio físico do certificado pela FGV (prazo variável, pode ser urgente via ticket).
15. Ao receber o envelope com os certificados:
    a. Abrir o envelope com o ofício impresso da FGV
    b. Conferir nomes listados no ofício e respectivos certificados
    c. Assinar e digitalizar o ofício
    d. Anexar o ofício digitalizado em um ticket de confirmação de recebimento
16. Registrar todos os certificados recebidos em uma planilha de controle interna.
17. Guardar os certificados em envelopes rígidos e organizados fisicamente.
18. Enviar e-mail de notificação para os alunos com orientações de retirada.
19. Para retirada por terceiros:
    a. Solicitar procuração com firma reconhecida ou
    b. Solicitar autorização formal por e-mail com dados e cópia de documentos
    c. Agendar horário de retirada com o responsável indicado
    d. Informar a equipe por e-mail com todos os dados da retirada
20. No ato da retirada presencial:
    a. Conferir documento do aluno ou representante
    b. Registrar em caderno de protocolo: nome, data, assinatura e nome do responsável pela entrega
    c. Marcar o certificado como “retirado” na planilha de controle
21. Arquivar fisicamente:
    a. O ofício impresso
    b. O protocolo de retirada
    c. O certificado não retirado, se permanecer na secretaria

Saída(s) #

Certificado acadêmico físico emitido e validado

E-mail enviado ao aluno com orientações para retirada

Ofício digitalizado e protocolado junto à FGV

Certificado retirado com registro formal (protocolo assinado)

Segunda via solicitada e registrada, quando aplicável

Histórico corrigido, se houve inconsistência

Cliente (s) #

Aluno solicitante (principal interessado e beneficiário)

FGV (responsável pela emissão e controle institucional)

Secretaria acadêmica (controle e entrega documental)

Coordenação de curso (em caso de necessidade de validação curricular)

Documentos e Registros Associados: #

Solicitação do aluno (e-mail, telefone ou sistema)

Histórico acadêmico (SIGA ou SIGA 1)

Documentos pessoais do aluno (RG/CNH e diploma de graduação)

Comprovante de pagamento (segunda via)

Requerimento registrado no sistema institucional

Tickets enviados à FGV (correções, urgências, segunda via, confirmação de recebimento)

Ofício impresso da FGV (com lista de certificados enviados)

Ofício digitalizado e anexado ao ticket de confirmação de recebimento

Planilha interna de controle de certificados recebidos e retirados

Envelope com o certificado, preparado para entrega

Caderno de protocolo de retirada (com nome, data e assinatura)

Procuração autenticada ou autorização formal por e-mail (para retirada por terceiros)

Registro do aluno marcado como “retirado” no controle