1. Introdução #

Bem-vindo ao guia da nossa nova automação! Este documento explica, de forma simples e direta, como nosso novo sistema transfere automaticamente as informações de leads do sistema acadêmico SIGA-FGV para o nosso CRM do RD Station.

O objetivo desta automação é garantir que nossa equipe de vendas receba as informações dos leads de forma rápida, precisa e organizada, eliminando a necessidade de processos manuais e evitando a perda de dados.

2. Como Funciona: Um Processo em Duas Etapas #

A automação funciona em um ciclo contínuo, dividido em duas grandes etapas que acontecem várias vezes ao dia:

Etapa 1: Extração Automática de Dados do SIGA #

O sistema se conecta automaticamente ao SIGA-FGV para buscar as informações mais recentes. Este processo é executado três vezes ao dia, nos seguintes horários: 7h, 12h e 18h.

• O que ele busca? A automação procura por dois tipos de contatos nos dados dos últimos dois dias:
  1. Interessados: Pessoas que demonstraram um primeiro interesse em um curso.
  2. Inscritos: Pessoas que avançaram no processo e completaram uma inscrição.
• Onde os dados ficam? Essas informações são organizadas e salvas temporariamente em arquivos (formato CSV) em uma pasta segura em nosso servidor, separadas por tipo (uma pasta para interessados, outra para inscritos).

Etapa 2: Importação Inteligente para o RD Station #

Logo após a extração, um segundo processo é iniciado. Ele lê os arquivos gerados e envia as informações de forma inteligente para dentro do RD Station CRM.

A “inteligência” do sistema está na sua capacidade de entender se um lead é novo ou se já existe, garantindo que o CRM se mantenha sempre limpo e sem informações duplicadas.

3. Como Você Verá os Leads no RD Station #

Esta é a parte mais importante: como as informações aparecerão para você no dia a dia. O sistema trata “interessados” e “inscritos” de maneiras diferentes para otimizar o trabalho da equipe de vendas.

Cenário 1: Um Novo “Interessado” Chega #

Quando uma pessoa demonstra interesse em um curso pela primeira vez, o sistema faz o seguinte no RD Station:

1. Cria uma Nova Negociação: Uma nova negociação (um “card”) é criada automaticamente no funil “FGV”, na primeira etapa “Lead recebido”.
2. Preenche Todas as Informações: A negociação já vem totalmente preenchida:
   • Nome da Negociação: CÓDIGO DO CURSO - Nome do Curso (ex: LMBAESG_23_12 - MBA em ESG).
   • Contato e Empresa: Um novo contato e uma nova empresa são criados e já vinculados à negociação.
   • Fonte: A negociação é automaticamente marcada com a fonte “SIGA – FGV”.
   • Campos Personalizados: Informações cruciais como a Data de Origem do Lead, a Sigla e o Nome do Curso, e se a pessoa Aceita Contato por WhatsApp? são preenchidas na hora.

Como uma nova negociação de um interessado aparecerá no RD Station.

Cenário 2: Um “Interessado” se torna um “Inscrito” #

Quando um lead que já estava no nosso sistema se inscreve em um curso, a automação age de forma diferente para não criar duplicatas.

1. Encontra a Negociação Existente: O sistema localiza o “card” da negociação que já existia para aquele contato e curso.
2. Não cria um novo card. Em vez disso, ele enriquece a negociação existente com duas ações automáticas:
   • Adiciona uma Anotação: Uma nova nota é adicionada ao histórico da negociação, informando: “Status atualizado para INSCRITO em dataehora.” Isso cria um registro claro da conversão do lead.
   • Cria uma Tarefa para a Equipe: Uma tarefa é criada e atribuída automaticamente para o(a) vendedor(a) responsável, com o título “Entrar em contato com novo INSCRITO” e agendada para o mesmo dia.

O que acontece quando um interessado vira um inscrito: uma anotação e uma tarefa são criadas.

4. Resumo dos Benefícios para a Equipe #

• Agilidade Máxima: Os leads chegam ao CRM prontos para serem trabalhados poucos minutos após demonstrarem interesse.
• CRM Limpo e Organizado: A lógica inteligente evita a criação de contatos e negociações duplicadas.
• Histórico Completo: Toda a jornada do lead, de interessado a inscrito, fica registrada em um único lugar.
• Ação Imediata: A criação automática de tarefas para os inscritos garante que os leads mais “quentes” recebam contato imediato, aumentando nossas chances de conversão.