Objetivo do Processo #

Garantir que os estudantes sejam devidamente matriculados nas disciplinas desejadas e disponíveis, de acordo com o calendário acadêmico, os critérios institucionais (como pré-requisitos e limite de vagas), assegurando a organização, rastreabilidade e qualidade das informações acadêmicas para todos os envolvidos no processo.

Responsável pelo Processo #

Análista Acadêmico

Área do Processo #

Secretaria Acadêmica

SIPOC #

Fornecedor(es) #

O próprio aluno: Ele é o principal fornecedor de informações (nome, CPF, justificativa, solicitação do trancamento, atestado médico em caso de exceções etc.).

O sistema SIGA: Fornece os dados acadêmicos atualizados do aluno (histórico de trancamentos, status de matrícula, geração de boletos).

A FGV: Em alguns casos, quando o sistema apresenta falhas ou quando há exceções (ex.: liberação de trancamento retroativo), a FGV atua como fornecedora de informações, suporte técnico e de validação.

A secretaria acadêmica (quando o processo inicia por outro canal, como WhatsApp ou e-mail): Recebe e encaminha as informações do aluno ao responsável por executar a matrícula.

Professores/Docentes: oferecem informações sobre disciplinas, pré-requisitos e orientações acadêmicas aos alunos.

Entrada(s): #

Dados do aluno: Informações básicas como nome completo, CPF e histórico escolar, necessários para consultar pendências no SIGA e iniciar o processo.

Sistema SIGA: Sistema institucional utilizado para consultar disciplinas pendentes, cadastrar matrículas, gerar boletos e extrair relatórios de alunos reprovados.

Relatórios internos (planilhas): São documentos em formato de planilhas atualizados periodicamente pela equipe acadêmica, com base nos dados extraídos do sistema SIGA. Esses relatórios organizam e consolidam informações cruciais para a gestão dos cumprimentos de disciplinas, especialmente para alunos reprovados. Entre os principais tipos de planilhas utilizadas estão:

• Planilha de alunos reprovados: lista nominal dos alunos com disciplinas pendentes por reprovação (por nota ou frequência), servindo de base para campanhas de matrícula e acompanhamento individual.
• Planilha de controle de disponibilidade por turma: usada para verificar o número de vagas já ocupadas nas turmas serquenciais ou modulares, evitando excesso de matrícula e respeitando o limite máximo de alunos por disciplina (ex.: 55 alunos por turma).

Catálogo de cursos da FGV: Fonte para verificar se a disciplina é avaliada por prova ou trabalho e para entender o formato da oferta (presencial, live ou online).

Calendário das disciplinas: Documento que mostra quando cada disciplina será ofertada, fundamental para verificar a viabilidade da reposição no tempo adequado.

Preferência de modalidade do aluno: Opção do aluno por realizar o cumprimento de forma presencial (em Curitiba ou em outra cidade), Live (aulas ao vivo) ou Online (100% gravado).

Contato com unidades conveniadas ou sedes da FGV: Comunicação com polos ou núcleos (como SP, RJ, Brasília) para confirmar datas, horários e funcionamento das turmas em outras localidades.

Situação financeira do aluno: Verificação de débitos pendentes (mensalidades, taxas ou boletos de cumprimento anteriores) que podem impedir o andamento do processo.

Regulamento acadêmico da instituição: Normas internas que regem as condições de matrícula, trancamento, cancelamento e impossibilidade de trancar cumprimento de disciplina.

Sistema de tickets: Ferramenta para formalizar solicitações à FGV, como cancelamento de boletos ou solicitação de informações sobre turmas externas.

Atividades do Processo (Etapas): #

1. Identificar alunos reprovados via relatório gerado no SIGA.
2. Atualizar planilha interna com lista de alunos reprovados e disciplinas pendentes.
3. Verificar se há solicitações espontâneas de alunos (via e-mail ou atendimento direto).
4. Confirmar se o aluno está apto para cumprimento (prazo, tempo de curso, etc.).
5. Consultar o perfil individual do aluno no SIGA.
6. Validar o nome completo e CPF do aluno no sistema.
7. Acessar o módulo “cumprimento de disciplina” dentro do SIGA.
8. Listar todas as disciplinas com pendência de cumprimento.
9. Filtrar a disciplina reprovada que será tratada (por nota ou frequência).
10. Verificar se a disciplina consta no histórico com status de “reprovado”.
11. Conferir se a disciplina está ativa para oferta no período atual.
12. Acessar a aba de turmas disponíveis no SIGA.
13. Verificar se há turma presencial em Curitiba disponível para cumprimento.
14. Consultar a planilha de controle de matrícula por turma para avaliar vagas disponíveis.
15. Validar se a sala possui espaço físico e se não ultrapassará o limite de alunos (ex: 55).
16. Verificar, se não houver vaga presencial, a possibilidade de oferta na modalidade Live.
17. Consultar a grade de datas e horários da disciplina em Live.
18. Validar com o catálogo da FGV se a disciplina é avaliada por prova ou trabalho.
19. Conferir se já existem datas de avaliação disponíveis (P1, P2, VS).
20. Se ainda não houver datas definidas, registrar essa informação e sinalizar no e-mail como “a definir”.
21. Consultar a existência da disciplina também na modalidade Online (gravada).
22. Identificar condições comerciais (valor à vista e parcelado) para cada modalidade.
23. Se o aluno desejar cumprir a disciplina em outra cidade, acessar o campo “praça” no SIGA.
24. Verificar disponibilidade da disciplina na cidade selecionada (Florianópolis, São Paulo, etc.).
25. Confirmar se a cidade é núcleo FGV ou conveniada.
26. Se conveniada, entrar em contato direto com a unidade para entender o formato da oferta.
27. Se núcleo (ex: SP, RJ, Brasília), abrir ticket no sistema Maestro IT solicitando detalhes do cronograma.
28. Verificar o formato (blended, presencial, com encontros online etc.) da disciplina na outra cidade.
29. Consolidar todas as informações de turmas, modalidades, valores e datas em um e-mail claro.
30. Incluir instruções específicas de participação e avaliações por modalidade (ex: “prova presencial sem necessidade de agendamento”).
31. Reforçar as condições da FGV sobre não ser permitido trancar disciplina de cumprimento.
32. Enviar e-mail completo ao aluno com as opções disponíveis e prazos para resposta.
33. Aguardar a resposta do aluno com a escolha de turma, data, cidade e modalidade.
34. Validar se a escolha do aluno ainda está disponível no SIGA (vaga, calendário e valor).
35. Realizar a matrícula do aluno no SIGA conforme a escolha realizada.
36. Gerar o boleto automaticamente com o valor padrão da disciplina.
37. Abrir solicitação de cancelamento do boleto original via sistema My Switch, quando aplicável.
38. Gerar novo boleto com valor ajustado de campanha (ex: “Cumpra já” ou valor promocional).
39. Validar o novo boleto com o setor financeiro antes de encaminhá-lo ao aluno.
40. Confirmar no SIGA se a matrícula está efetivada após pagamento ou liberação.
41. Registrar os dados da matrícula em planilha de controle (por aluno e por turma).
42. Enviar e-mail de confirmação ao aluno com o comprovante de matrícula.
43. Anexar no e-mail instruções específicas para acesso ao ambiente virtual, provas e tarefas.
44. Incluir link de acesso às aulas (no caso de modalidade Live ou Online).
45. Informar canais de suporte (WhatsApp, telefone, e-mail e ticket para o aluno).
46. Orientar sobre possíveis mudanças de datas e como proceder com reagendamentos.
47. Reforçar prazos e exigência de participação conforme regulamento.
48. Monitorar andamento da disciplina via sistema ou com apoio da coordenação.
49. Acompanhar solicitações do aluno relacionadas à disciplina (ajustes, dúvidas, etc.).
50. Após conclusão da disciplina, acessar o SIGA para verificar o lançamento do resultado.
51. Atualizar o histórico do aluno com status final da disciplina (aprovado/reprovado).
52. Registrar o cumprimento finalizado na planilha de controle de reprovados.
53. Arquivar e-mails, comprovantes e registros no histórico de atendimento do aluno.
54. Se o aluno não realizar o cumprimento, reabrir processo a partir da fase de escolha.

Saída(s) #

Matrícula efetivada na disciplina de cumprimento: Registro confirmado no SIGA da matrícula do aluno na turma escolhida (presencial, live ou online), com geração e/ou ajuste do boleto de pagamento.

Confirmação formal enviada ao aluno: Envio de e-mail com os dados da matrícula, orientações específicas da modalidade escolhida, regras acadêmicas e canais de suporte.

Participação do aluno na disciplina: Presença ou engajamento do aluno nas aulas, de acordo com a modalidade (frequência mínima ou entrega de trabalho, se aplicável).

Registro da nota/frequência no sistema acadêmico: Atualização do histórico escolar com o resultado (aprovado ou reprovado novamente), validado conforme critérios avaliativos da FGV.

Histórico escolar atualizado: Inclusão do resultado final da disciplina cumprida no sistema acadêmico, refletindo o encerramento da pendência.

Atualização das planilhas de controle internas: Registro manual ou automatizado da situação do aluno na planilha de acompanhamento de reprovados e da lotação de turmas.

Arquivamento dos documentos e comunicações: Organização e registro de e-mails, comprovantes de matrícula, boletos e solicitações formais em pastas institucionais (para fins de auditoria).

Relatório de indicadores de processo (opcional): Geração de dados gerenciais sobre volume de cumprimentos, taxas de sucesso, inadimplência, atrasos e riscos operacionais (caso o processo seja monitorado por KPIs).

Cliente (s) #

Aluno: Recebe a confirmação da matrícula, o cronograma da disciplina e, posteriormente, a atualização no histórico acadêmico. É o principal interessado no cumprimento da disciplina para evitar o jubilamento e seguir com o curso.

Documentos e Registros Associados: #

Relatório de alunos reprovados (SIGA): Documento extraído do sistema com a lista de alunos com pendências de cumprimento.

Histórico escolar do aluno: Registro oficial de desempenho do aluno, onde constam reprovações e cumprimentos realizados.

Planilha de controle de reprovados e cumprimentos: Documento interno utilizado para acompanhar o status de cada aluno, modalidade escolhida, data de matrícula e resultado final.

Planilha de controle de vagas por turma: Documento de gestão de capacidade por disciplina, para evitar ultrapassagem de limite de alunos.,

E-mails de comunicação com o aluno: Registros das orientações enviadas, confirmação de matrícula, opções de turma e prazos. Devem estar organizados para fins de rastreabilidade e auditoria.

Boletos gerados (valor cheio e ajustado): Comprovantes financeiros da cobrança emitida ao aluno, incluindo solicitações de cancelamento ou renegociação.

Solicitação formal do aluno (cumprimento / cancelamento / alteração): E-mails ou formulários enviados pelo aluno que formalizam sua solicitação e autorizam procedimentos.

Ticket no sistema My switch (FGV): Protocolo utilizado para solicitar cancelamentos de boletos, verificar ofertas em outras praças e ajustar matrículas na FGV.

Catálogo de disciplinas da FGV: Documento que informa carga horária, tipo de avaliação e estrutura das disciplinas ofertadas.

Comprovante de matrícula: Registro formal da matrícula confirmada, enviado ao aluno com os dados da disciplina e instruções.

Comprovante de participação (quando aplicável): Registro da presença do aluno ou da entrega do trabalho (especialmente para modalidade presencial ou Live).

Resultado da disciplina (nota ou frequência): Registro da avaliação final da disciplina no sistema acadêmico.

Documentação arquivada para auditoria: Conjunto completo de registros necessários para validação posterior: histórico, boletos, e-mails, tickets e planilhas.