Objetivo do Processo #
Possibilitar, de forma excepcional e controlada, que alunos jubilados concluam disciplinas pendentes necessárias para a finalização de seus cursos, garantindo o cumprimento dos critérios acadêmicos, normativos e administrativos da instituição.
Responsável pelo Processo #
Analista Acadêmico
Área do Processo #
Secretaria Acadêmica
SIPOC #
Fornecedor(es) #
O próprio aluno: Ele é o principal fornecedor de informações (nome, CPF, justificativa, solicitação do cumprimento, atestado médico em caso de exceções etc.).
O sistema SIGA: Fornece os dados acadêmicos atualizados do aluno (histórico de cumprimento, status de matrícula, geração de boletos).
A FGV: Em alguns casos, quando o sistema apresenta falhas ou quando há exceções (ex.: cumprimento por disciplina de equivalência), a FGV atua como fornecedora de informações, suporte técnico e de validação.
A secretaria acadêmica (quando o processo inicia por outro canal, como WhatsApp ou e-mail): Recebe e encaminha as informações do aluno ao responsável por executar a matrícula.
Professores/Docentes: oferecem informações sobre disciplinas, pré-requisitos e orientações acadêmicas aos alunos.
Entrada(s): #
Dados do aluno: Informações básicas como nome completo, CPF e histórico escolar, necessários para consultar pendências no SIGA e iniciar o processo.
Sistema SIGA: Sistema institucional utilizado para consultar disciplinas pendentes, cadastrar matrículas e gerar boletos.
Relatórios internos (planilhas): São documentos em formato de planilhas atualizados periodicamente pela equipe acadêmica, com base nos dados extraídos do sistema SIGA. Esses relatórios organizam e consolidam informações cruciais para a gestão dos cumprimentos de disciplinas, especialmente para alunos jubilados. Entre os principais tipos de planilhas utilizadas estão:
- Planilha de alunos reprovados: lista nominal dos alunos com disciplinas pendentes por reprovação (por nota ou frequência), servindo de base para campanhas de matrícula e acompanhamento individual.
- Planilha de controle de disponibilidade por turma: usada para verificar o número de vagas já ocupadas nas turmas sequenciais ou modulares, evitando excesso de matrícula e respeitando o limite máximo de alunos por disciplina (ex.: 55 alunos por turma).
Catálogo de cursos da FGV: Fonte para verificar se a disciplina é avaliada por prova ou trabalho e para entender o formato da oferta (presencial, live ou online).
Calendário das disciplinas: Documento que mostra quando cada disciplina será ofertada, fundamental para verificar a viabilidade da reposição no tempo adequado.
Preferência de modalidade do aluno: Opção do aluno por realizar o cumprimento de forma presencial (em Curitiba ou em outra cidade), Live (aulas ao vivo) ou Online (100% gravado).
Contato com unidades conveniadas ou sedes da FGV: Comunicação com polos ou núcleos (como SP, RJ, Brasília) para confirmar datas, horários e funcionamento das turmas em outras localidades.
Situação financeira do aluno: Verificação de débitos pendentes (mensalidades, taxas ou boletos de cumprimento anteriores) que podem impedir o andamento do processo.
Regulamento acadêmico da instituição: Normas internas que regem as condições de matrícula, trancamento, cancelamento e impossibilidade de trancar cumprimento de disciplina.
Sistema de tickets: Ferramenta para formalizar solicitações à FGV, como cancelamento de boletos ou solicitação de informações sobre turmas externas.
Atividades do Processo (Etapas): #
- Recebimento da solicitação inicial do aluno jubilado por e-mail ou presencialmente
- Registro da solicitação recebida em planilha ou sistema de controle interno da secretaria
- Verificação no sistema acadêmico da situação do aluno (jubilamento confirmado?)
- Identificação do curso, período e disciplinas pendentes para conclusão
- Confirmação de que a disciplina solicitada está entre as pendentes para conclusão
- Análise da matriz curricular vigente e da qual o aluno fazia parte
- Consulta ao histórico escolar completo do aluno
- Verificação se o aluno possui pendências financeiras ou documentação
- Encaminhamento da solicitação e documentação à coordenação do curso
- Registro do envio à coordenação (via e-mail ou sistema interno)
- Análise pedagógica da coordenação sobre viabilidade de cumprimento da disciplina
- Checagem de oferta da disciplina no semestre atual ou próximo
- Verificação da existência de turma ativa correspondente
- Consulta ao professor ou à coordenação sobre possibilidade de inclusão tardia
- Validação do impacto acadêmico e da adequação curricular
- Confirmação de aceite da coordenação para o cumprimento da disciplina
- Registro da aprovação da coordenação (e-mail/documento)
- Encaminhamento para direção acadêmica (se necessário) para aprovação final
- Aprovação formal do processo pela direção (quando aplicável)
- Geração de parecer formal com a decisão e orientações ao aluno
- Envio de resposta ao aluno com instruções para matrícula e próximos passos
- Reativação ou criação de matrícula temporária no sistema acadêmico
- Solicitação de abertura de código de turma especial (caso necessário)
- Inclusão do aluno manualmente em turma existente ou nova
- Lançamento da matrícula no sistema interno
- Atualização de planilha ou sistema de controle com dados do aluno e da disciplina
- Notificação ao professor da disciplina sobre a inclusão do aluno jubilado
- Envio de orientações ao aluno sobre frequência, conteúdo e avaliações
- Acompanhamento da disciplina por parte da secretaria (presença, entregas etc.)
- Comunicação com o professor em caso de intercorrências ou dúvidas
- Recebimento do resultado final da disciplina (nota e frequência)
- Lançamento da nota final no sistema acadêmico
- Atualização do histórico escolar do aluno
- Geração de documento comprobatório de cumprimento da disciplina (se solicitado)
- Encerramento formal do processo com arquivamento digital/físico
- Envio de comunicado final ao aluno informando a conclusão da etapa
Saída(s) #
Solicitação registrada do aluno: Confirmação de recebimento formal da demanda, por e-mail ou atendimento presencial, com registro em planilha ou sistema de controle.
2. Verificação acadêmica documentada: Relatório ou print da situação acadêmica do aluno, incluindo status de jubilamento, disciplinas pendentes e histórico escolar.
3. Encaminhamento à coordenação: E-mail ou protocolo formalizando a solicitação do aluno para análise da coordenação do curso.
4. Parecer pedagógico emitido: Documento ou e-mail da coordenação com análise sobre a viabilidade do cumprimento da disciplina solicitada.
5. Aprovação formal do cumprimento: Confirmação do aceite da coordenação e/ou direção acadêmica, com registro da decisão arquivado.
6. Confirmação enviada ao aluno: E-mail com resposta formal da instituição ao aluno, contendo a decisão, orientações e próximos passos.
7. Reativação ou cadastro no sistema: Registro do aluno no sistema acadêmico (temporário ou permanente), com geração de RA ou matrícula vinculada à turma.
8. Solicitação de abertura de turma (se necessário): Registro da solicitação de nova turma ou ajuste de turma existente para acomodar o aluno jubilado.
9. Matrícula efetivada na disciplina de cumprimento: Registro confirmado no sistema acadêmico da matrícula do aluno na turma escolhida, com possível geração ou ajuste de boleto de pagamento.
10. Notificação ao professor da disciplina: Envio de e-mail ao docente informando sobre a inclusão de aluno jubilado na turma, com orientações pedagógicas específicas.
11. Envio de orientações ao aluno: Comunicação detalhada com regras da disciplina, cronograma, canais de suporte e orientações para participação.
12. Participação do aluno na disciplina: Presença, entrega de trabalhos ou engajamento efetivo do aluno de acordo com os critérios da modalidade ofertada.
13. Registro da nota e frequência: Lançamento oficial no sistema acadêmico das avaliações do aluno (nota final, presença, participação).
14. Atualização do histórico escolar: Histórico escolar atualizado com a nova informação de aproveitamento ou não da disciplina cumprida.
15. Geração de declaração (se solicitado): Emissão de documento comprobatório de disciplina cursada e aproveitada, se houver demanda por parte do aluno.
16. Arquivamento do processo: Guarda digital ou física da documentação relacionada ao processo, conforme padrões institucionais.
17. Comunicação final ao aluno: E-mail de encerramento do processo, informando a conclusão do cumprimento da disciplina e próximos passos, se houver.
Cliente (s) #
Aluno: Recebe a confirmação da matrícula, o cronograma da disciplina e, posteriormente, a atualização no histórico acadêmico. É o principal interessado no cumprimento da disciplina para seguir com o curso.
Documentos e Registros Associados: #
Solicitação do aluno (e-mail ou formulário): Registro inicial da intenção do aluno em cumprir a disciplina, enviado por e-mail ou preenchido via formulário institucional.
2. Histórico escolar completo: Documento oficial extraído do sistema acadêmico com o desempenho do aluno até o momento do jubilamento.
3. Print ou relatório da situação acadêmica: Registro do status de jubilamento e pendências curriculares no sistema interno (SIGA ou equivalente).
4. Matriz curricular do curso: Documento contendo a estrutura curricular vigente ou aplicada ao aluno, para verificação da carga horária e disciplinas pendentes.
5. Parecer da coordenação do curso: Documento (ou e-mail formal) com a análise pedagógica e aprovação para cumprimento da disciplina.
6. Aprovação da direção acadêmica (quando aplicável): Documento complementar validando o parecer da coordenação, com assinatura física ou digital.
7. Comunicação formal ao aluno: Cópia do e-mail enviado com o parecer, orientações para matrícula e informações sobre a disciplina.
8. Comprovante de reativação ou matrícula: Registro gerado no sistema acadêmico confirmando o vínculo do aluno com a disciplina/turma.
9. Boleto de pagamento (se aplicável): Documento financeiro gerado após a matrícula, com valores correspondentes à disciplina cursada.
10. Solicitação de turma especial (se houver): Registro da abertura de turma específica para o aluno, via sistema ou solicitação administrativa.
11. Confirmação de matrícula na disciplina: Comprovante gerado pelo SIGA/Sistema Acadêmico que confirma a inclusão do aluno na turma.
12. E-mail de notificação ao professor: Comunicação enviada ao docente responsável pela disciplina, informando a inclusão do aluno jubilado.
13. Ficha de acompanhamento do aluno (opcional): Documento interno com controle de frequência, participação e entregas realizadas.
14. Avaliações e notas atribuídas: Provas, trabalhos e registros de desempenho realizados durante o cumprimento da disciplina.
15. Lançamento de nota e frequência no sistema: Registro oficial da conclusão da disciplina, inserido no SIGA ou sistema equivalente.
16. Histórico escolar atualizado: Documento final com as alterações incorporadas, disponível ao aluno via sistema ou mediante solicitação.
17. Declaração de disciplina cumprida (quando solicitado): Documento emitido pela secretaria acadêmica confirmando o aproveitamento da disciplina.
18. Registro de encerramento do processo: Indicação de que o processo foi concluído, arquivado na pasta do aluno ou em sistema interno.
19. Planilha ou sistema de controle interno: Base de dados atualizada com o andamento e status de cada solicitação de aluno jubilado.
20. Arquivo digital ou físico do processo: Dossiê completo contendo todos os documentos citados, armazenado conforme normas da instituição.
