Objetivo do Processo #

Lançar corretamente a frequência dos alunos no sistema (SIGA), garantindo que as informações estejam atualizadas e acessíveis para a instituição, alunos e setores dependentes, como o controle de presença para liberação de provas.

Responsável pelo Processo #

Analista Acadêmico

Área do Processo #

Secretaria Acadêmica

SIPOC #

Fornecedor(es) #

Professores (preenchem as listas de presença)

Secretaria acadêmica (entrega as listas físicas)

Motorista (entrega listas de outras cidades)

Sistema SIGA (plataforma de lançamento)

GRT / Coordenação local

Entrada(s): #

Lista de frequência impressa (física)

Acesso ao sistema SIGA

Login e senha do usuário lançador

Estrutura de pastas no drive acadêmico (GRT)

Cronograma de aulas por turma e disciplina

Atividades do Processo (Etapas): #

1. Aguardar recebimento das listas de frequência preenchidas fisicamente.
2. Receber listas diretamente da secretaria local (Curitiba) ou por entrega de motorista (Ponta Grossa, Guarapuava etc.).
3. Identificar e organizar as listas por turma e disciplina.
4. Verificar se há atrasos ou ausência de listas esperadas.
5. Escanear as listas recebidas no scanner local.
6. Salvar os arquivos escaneados em PDF.
7. Acessar a pasta compartilhada no drive do GRT.
8. Localizar a subpasta correta por cidade, mês, turma e disciplina.
9. Nomear corretamente o arquivo escaneado conforme o padrão da instituição.
10. Fazer o upload do arquivo escaneado na pasta correspondente.
11. Acessar o sistema SIGA com login e senha.
12. Selecionar o perfil adequado (ex: acadêmico coletivo).
13. Navegar até o menu de “Lançamento de frequência”.
14. Pesquisar a turma correspondente.
15. Aguardar carregamento da página e dados da disciplina.
16. Visualizar os quatro dias/aulas da disciplina (estrutura padrão).
17. Conferir o nome dos alunos listados.
18. Lançar apenas as faltas (presença é automática).
19. Marcar os campos de ausência manualmente no SIGA.
20. Revisar todos os registros lançados.
21. Clicar em “Salvar” para registrar os dados no sistema.
22. Validar se os dados foram realmente salvos (verificação de retorno do sistema).
23. Conferir se o aluno com faltas excessivas será reprovado por frequência (65% mínimo).
24. Em caso de erro ou ausência da lista, registrar a pendência e solicitar à secretaria.
25. Após lançamento, arquivar fisicamente a lista escaneada em pasta física interna da secretaria.
26. Fazer backup digital se necessário.
27. Encaminhar dúvidas à coordenação, se surgirem inconsistências.
28. Manter controle contínuo das listas pendentes ou lançadas.
29. Repetir esse processo semanalmente, geralmente às segundas-feiras.
30. Para disciplinas com mais de um fim de semana, repetir o lançamento apenas ao final.

Saída(s) #

Frequência lançada no sistema SIGA

Lista escaneada salva em pasta do drive (por cidade, turma e mês)

Lista física arquivada internamente

Registro disponível para consulta por FGV, professores, coordenação e alunos

Alunos reprovados por frequência automaticamente sinalizados

Dados válidos para liberação de provas e certificados

Cliente (s) #

Alunos (controle de presença e liberação de avaliações)

FGV (controle institucional e validação de certificados)

Coordenação acadêmica (gestão de dados acadêmicos)

Secretaria acadêmica (acompanhamento de pendências)

Professores (referência futura)

Documentos e Registros Associados: #

Calendário de provas
Documento com a programação oficial das avaliações por curso, turma, dia e horário.

Planilha de controle de fiscais
Contém nome, contato (WhatsApp/e-mail), disponibilidade, dias preferenciais e histórico de atuação.

Ficha cadastral do fiscal (novo)
Formulário com dados pessoais, CPF, dados bancários e informações de contato.

Escala de fiscalização
Documento com a alocação de fiscais por data, turno, sala e local de aplicação.

Manual de aplicação de provas
Documento com as orientações e procedimentos que o fiscal deve seguir durante a aplicação.

Envelope de provas
Contém as provas físicas, lista de presença, instruções e materiais adicionais para aplicação.

Lista de presença de alunos
Documento que os alunos assinam ao receber e entregar a prova, validando a presença.

Prova aplicada assinada pelo aluno
Documento físico que contém também a assinatura do aluno, comprovando a autoria.

Ficha de ocorrência
Formulário preenchido pelo fiscal com quaisquer irregularidades observadas (ex: cola, atraso, ausência).

Relatório de aplicação (interno)
Controle interno com o número de provas aplicadas por fiscal, por data e local.

Relatório de pendências/documentações
Quando há documentos faltantes de fiscais (ex: ficha, dados bancários), é registrado nesse controle.

Comprovante de pagamento
Registro do pagamento ao fiscal (geralmente via PIX), contendo valor, data e tipo de serviço.

Recibo ou RPA (quando aplicável)
Documento fiscal assinado pelo fiscal, principalmente se não for pagamento via PIX informal.

Registro de desempenho/comportamento do fiscal
Observações internas sobre pontualidade, comprometimento e ocorrências de conduta inadequada.

Histórico de ocorrências com alunos
Base de dados ou relatórios que registram comportamentos recorrentes de alunos em provas.