Objetivo do Processo #

Assegurar a produção e entrega eficiente de crachás de identificação para alunos, funcionários e professores, garantindo a correta associação de dados e a agilidade na disponibilização, com foco na organização e controle do fluxo de informações e materiais.

Responsável pelo Processo #

Analista Acadêmico

Área do Processo #

Secretaria Acadêmica

SIPOC #

Fornecedor(es) #

Comercial

Brasil Crachás (empresa)

Secretaria Acadêmica

Entrada(s): #

Nome do aluno

•Turma

•Data de nascimento

•CPF

•Número da matrícula

•Data de início da turma

•Foto do aluno

•Solicitação de crachá (nova ou segunda via)

•Crachás prontos

•Lista de recebimento (para assinatura)

Atividades do Processo (Etapas): #

1. Solicitação de Dados: O Comercial matricula o aluno e envia os dados necessários (nome, turma, data de nascimento, CPF, número da matrícula, data de início da turma, foto do aluno) para o Analista Acadêmico por e-mail, Teams ou WhatsApp. Para segunda via, a solicitação pode vir diretamente do aluno.
2. Priorização da Solicitação: A solicitação é priorizada com base na data de início da turma (turmas mais próximas de iniciar têm prioridade).
3. Preenchimento da Planilha Compartilhada: As informações do aluno são inseridas em uma planilha compartilhada entre o acadêmico e a Brasil Crachás. Há uma verificação se a foto do aluno está disponível na planilha.
4. Acesso ao Sistema da Brasil Crachás: Acessa-se o sistema da Brasil Crachás.
5. Inserção de Dados e Foto no Sistema: A foto e as informações do aluno são inseridas no sistema da Brasil Crachás.
6. Conferência das Informações: As informações inseridas no sistema são conferidas múltiplas vezes.
7. Seleção do Estilo de Crachá: Escolhe-se o estilo de crachá apropriado (ex:aluno) dentro do sistema.
8. Confirmação da Compra: A compra do crachá é confirmada no sistema.
9. Seleção de Retirada: Seleciona-se a opção “retirada no balcão”.
10. Aguardar Notificação de Prontidão: Aguarda-se a notificação da Brasil Crachás (normalmente 3 dias) de que os crachás estão prontos.
11. Solicitação de Busca: O administrativo é acionado para providenciar a busca dos crachás (via Uber ou motorista).
12. Recebimento e Separação: Os crachás são recebidos e separados por turma/localidade (incluindo turmas de Ponta Grossa, Pato Branco e conveniadas).
13. Montagem do Crachá: O crachá é colocado no plástico (capinha) e o cordão é anexado.
14. Entrega ao Aluno (Presencial): Em dias de abertura de turma, as meninas do comercial entregam o crachá ao aluno no receptivo.
15. Registro de Recebimento: O aluno assina uma lista confirmando o recebimento do crachá (e outros itens como moleskine e caneta).

Saída(s) #

Crachá pronto e montado

Crachá entregue ao aluno

Registro de recebimento do crachá

Cliente (s) #

Alunos: Recebem o crachá para identificação e acesso.

Comercial: Responsável pela matrícula e envio inicial dos dados dos alunos, e pela entrega final dos crachás.

Acadêmico: Utiliza a planilha compartilhada para gerenciar as informações dos alunos, também é responsável pela logística de busca dos crachás junto à Brasil Crachás.

Documentos e Registros Associados: #

• Planilha Compartilhada (Comercial/Acadêmico/Brasil Crachás): Utilizada para inserir e gerenciar os dados dos alunos para a confecção dos crachás. Contém informações como nome, turma, data de nascimento, CPF, número da matrícula, data de início da turma e indicação de foto disponível.
• E-mails, Mensagens do Teams, Mensagens de WhatsApp: Canais de comunicação utilizados pelo Comercial para enviar as informações dos alunos para a confecção dos crachás.
• Sistema da Brasil Crachás: Plataforma online utilizada para inserir os dados dos alunos, selecionar o estilo do crachá, confirmar a compra e selecionar a forma de retirada.

Registros: #

Comprovante de Pagamento de Segunda Via: Registro financeiro da taxa de R$ 35,00 para a emissão de segunda via de crachá.

Notificação de Crachá Pronto (Brasil Crachás): Registro (por e-mail ou dentro do sistema) que informa que os crachás estão prontos para retirada.

Lista de Recebimento de Crachá: Registro físico (lista para assinatura) que comprova que o aluno recebeu o crachá (e outros itens, como moleskine e caneta).