Objetivo do Processo #
Garantir que as ofertas de cursos/turmas no sistema FGV estejam atualizadas, corretas e visíveis para o público, permitindo as devidas alterações operacionais e garantindo a viabilidade da matrícula e da divulgação.
Responsável pelo Processo #
Analista Acadêmico
Área do Processo #
Secretaria Acadêmica
SIPOC #
Fornecedor(es) #
Coordenação Acadêmica
Docentes (em alguns casos)
Sistema SIGA
Equipe de Gestão de Cursos
Superintendência (quando envolve alterações estruturais)
Entrada(s): #
Lista de turmas previstas para o período
Sistema com status das turmas/ofertas (confirmada, não confirmada, inativa, etc.)
Prazo limite para confirmação das turmas
Dados da oferta (nome, modalidade, período, código, ID da oferta)
Demanda comercial identificada para reabertura ou extensão de oferta
Solicitação de alteração (ex: mudança de modalidade, atualização de datas, ativação/inativação)
Atividades do Processo (Etapas): #
- Acesso ao Sistema:
- Identificação da Turma/Oferta:
- Buscar pelo ID da oferta ou nome do curso.
- Localizar a oferta correspondente ao período desejado.
- Verificar se a turma está com status “confirmada”, “não confirmada” ou “inativa”.
- Verificação de Informações:
- Conferir se a data de validade da oferta está atual.
- Checar se a turma aparece no site da FGV.
- Avaliar a modalidade atual (ex: presencial, blended, flex).
- Análise da Necessidade de Alteração:
- Validar se a turma precisa ser alterada por alguma demanda (alunos, docente, comercial).
- Confirmar se há tempo hábil dentro do cronograma da instituição.
- Alteração de Status da Turma:
- Se a turma estiver como “não confirmada”, selecionar o botão de confirmação.
- Salvar a alteração no sistema.
- Validar se ela passa para “confirmada”.
- Alteração da Data de Validade da Oferta:
- Acessar o botão de edição (ícone de lápis).
- Inserir nova data de validade da oferta.
- Salvar para que a oferta continue visível no site até a nova data.
- Ativação de Oferta Inativa:
- Acessar a aba de status da oferta.
- Alterar de “inativa” para “ativa”.
- Salvar alterações.
- Alteração da Modalidade da Turma:
- Verificar se a mudança de modalidade (ex: flex para presencial) é necessária.
- Alterar no campo correspondente.
- Registrar justificativa, se aplicável.
- Salvamento e Registro:
- Salvar todas as alterações realizadas.
- Verificar se houve mensagem de confirmação do sistema.
- Validação Visual:
- Acessar o site público da FGV.
- Buscar a oferta e confirmar se ela está aparecendo corretamente.
- Comunicação com o Setor Acadêmico:
- Encaminhar aviso à equipe acadêmica (caso necessário) com nova configuração da turma.
- Solicitar ajustes operacionais (ex: materiais, professores, cronograma).
- Registro Histórico:
- Verificar o histórico de movimentações no sistema.
- Conferir quem fez a alteração e o que foi alterado (ID do usuário, tipo de movimentação).
- Revisão da Programação de Turmas:
- Voltar à lista de turmas do período para conferir se outras precisam de ajustes similares.
- Repetir o processo conforme necessário.
- Acompanhamento Pós-Alteração: Monitorar se aparecem novas demandas para alteração e validar com a equipe de comercial se a turma continua com procura ativa.
- Encerrar a edição quando todas as confirmações forem feitas e validadas.
Saída(s) #
Oferta confirmada com nova validade
Curso visível para alunos no site
Alterações salvas no histórico da oferta
Comunicação interna feita com responsáveis
Prontidão para início da turma
Regularidade com os prazos institucionais
Cliente (s) #
Alunos interessados em matrícula
Equipe Comercial
Coordenação Acadêmica
Professores
Equipe de Matrícula/Acadêmico
Documentos e Registros Associados: #
Registro de confirmação no sistema (status e data)
Prints do sistema após alteração (para validação interna)
Planilha de controle de ofertas
Histórico da turma (com registros de alteração)
Documento de intenção (quando houver mudança de estrutura/modalidade)
Comunicação por e-mail entre setores (comprovando tratativas)
Prazos de referência institucional (mínimo de 20 dias antes da turma)
Logs do sistema com ID do usuário e hora da ação
