Objetivo do Processo #

Garantir a seleção, orientação, atuação e pagamento adequado dos fiscais responsáveis pela aplicação das provas presenciais, assegurando a integridade do processo avaliativo.

Responsável pelo Processo #

Analista Acadêmico

Área do Processo #

Secretaria Acadêmica

SIPOC #

Fornecedor(es) #

Coordenadores acadêmicos

Banco de fiscais (contatos anteriores)

Indicadores (pessoas que recomendam novos fiscais)

Departamento Financeiro

Alunos com necessidades específicas

Entrada(s): #

Quantidade de provas/salas previstas

Disponibilidade dos fiscais (via WhatsApp/e-mail)

Lista de fiscais já conhecidos

Indicação de novos fiscais

Informações para pagamento (CPF, conta bancária, número de aplicações)

Manual de aplicação (quando disponível)

Ficha de ocorrência e lista de presença

Atividades do Processo (Etapas): #

1. Levantamento do calendário de provas do mês.
2. Identificação das turmas, dias e horários com provas.
3. Cálculo do número de fiscais necessários com base no número de salas.
4. Verificação de alunos com necessidades específicas (ex: baixa visão).
5. Checagem da base de dados atual de fiscais (planilha, contatos salvos).
6. Atualização dos dados de contato dos fiscais (e-mail, WhatsApp, telefone).
7. Análise das preferências e disponibilidade dos fiscais (dias, turnos).
8. Consulta prévia aos fiscais para confirmar disponibilidade geral do mês.
9. Montagem da escala de fiscais por data, horário e local.
10. Envio da convocação oficial com detalhes (data, hora, local, orientações).
11. Confirmação de presença dos fiscais escalados.
12. Substituição de fiscais que recusam ou não confirmam.
13. Recrutamento emergencial de novos fiscais, quando necessário.
14. Solicitação do envio de documentação do fiscal novo (CPF, dados bancários, ficha).
15. Checagem de documentação pendente de fiscais novos.
16. Impressão (ou envio) do manual de aplicação e orientações ao fiscal.
17. Fiscal chega ao local com 30 minutos de antecedência.
18. Entrega dos envelopes de prova ao fiscal.
19. Fiscal confere se o material recebido está correto.
20. Acolhimento dos alunos e solicitação de documentos.
21. Entrega das provas aos alunos no horário de início.
22. Coleta de assinaturas dos alunos na lista de presença.
23. Coleta de assinaturas dos alunos nas provas.
24. Fiscal acompanha a turma durante toda a prova.
25. Fiscal controla ida ao banheiro, registrando em ficha quando necessário.
26. Preenchimento da ficha de ocorrência em caso de problemas (cola, atraso, ausência).
27. Monitoramento do comportamento dos alunos durante toda a aplicação.
28. Registro de ocorrências como troca de sala, barulho, celular, etc.
29. Fiscal registra eventuais ausências e motivos (se informados).
30. Ao fim da prova, coleta das provas dos alunos.
31. Conferência de assinatura e número de provas devolvidas.
32. Organização das provas por turma ou ordem alfabética.
33. Devolução das provas à coordenação ou responsável.
34. Entrega da ficha de ocorrência e lista de presença preenchidas.
35. Acondicionamento do material da prova em envelope identificado.
36. Atualização da planilha com presença e número de provas aplicadas por fiscal.
37. Cálculo do valor a ser pago com base no número de atuações.
38. Coleta ou conferência dos dados bancários para pagamento.
39. Envio do relatório mensal de atuação ao financeiro.
40. Comunicação com o setor financeiro para pagamento (geralmente via PIX).
41. Validação pelo financeiro e confirmação do pagamento.
42. Fiscal recebe o valor acordado.
43. Emissão de recibo ou RPA, se exigido.
44. Registro interno de ocorrências de conduta do fiscal (positiva ou negativa).
45. Atualização do banco de fiscais (ativos, inativos, novos, reincidentes).
46. Avaliação dos fiscais com base em pontualidade, postura e responsabilidade.
47. Encaminhamento de feedback ou advertência, se necessário.
48. Arquivamento de fichas de ocorrência e documentos da aplicação.
49. Preparação para o próximo ciclo de provas com base nas lições aprendidas.
50. Reunião interna (se houver) para discutir melhorias no processo.

Saída(s) #

Provas aplicadas conforme planejado

Ficha de ocorrência preenchida

Lista de presença assinada

Pagamento realizado aos fiscais

Atualização da base de fiscais ativos

Relatórios de incidentes ou problemas durante a aplicação

Cliente (s) #

Alunos

Professores

Coordenação acadêmica

Departamento financeiro

Instituição de ensino como um todo

Documentos e Registros Associados: #

Calendário de provas
Documento com a programação oficial das avaliações por curso, turma, dia e horário.

Planilha de controle de fiscais
Contém nome, contato (WhatsApp/e-mail), disponibilidade, dias preferenciais e histórico de atuação.

Ficha cadastral do fiscal (novo)
Formulário com dados pessoais, CPF, dados bancários e informações de contato.

Escala de fiscalização
Documento com a alocação de fiscais por data, turno, sala e local de aplicação.

Manual de aplicação de provas
Documento com as orientações e procedimentos que o fiscal deve seguir durante a aplicação.

Envelope de provas
Contém as provas físicas, lista de presença, instruções e materiais adicionais para aplicação.

Lista de presença de alunos
Documento que os alunos assinam ao receber e entregar a prova, validando a presença.

Prova aplicada assinada pelo aluno
Documento físico que contém também a assinatura do aluno, comprovando a autoria.

Ficha de ocorrência
Formulário preenchido pelo fiscal com quaisquer irregularidades observadas (ex: cola, atraso, ausência).

Relatório de aplicação (interno)
Controle interno com o número de provas aplicadas por fiscal, por data e local.

Relatório de pendências/documentações
Quando há documentos faltantes de fiscais (ex: ficha, dados bancários), é registrado nesse controle.

Comprovante de pagamento
Registro do pagamento ao fiscal (geralmente via PIX), contendo valor, data e tipo de serviço.

Recibo ou RPA (quando aplicável)
Documento fiscal assinado pelo fiscal, principalmente se não for pagamento via PIX informal.

Registro de desempenho/comportamento do fiscal
Observações internas sobre pontualidade, comprometimento e ocorrências de conduta inadequada.

Histórico de ocorrências com alunos
Base de dados ou relatórios que registram comportamentos recorrentes de alunos em provas.