Objetivo do Processo #
Assegurar que todas as turmas presenciais iniciem suas atividades com listas de frequência devidamente impressas e organizadas, permitindo o controle da presença dos alunos e a rastreabilidade acadêmica.
Responsável pelo Processo #
Analista Acadêmico
Área do Processo #
Secretaria Acadêmica
SIPOC #
Fornecedor(es) #
Sistema Acadêmico: Fonte oficial dos dados de turmas, disciplinas, professores e alunos, utilizado para geração das listas.
Coordenação Acadêmica: Responsável por validar informações sobre as turmas e o início das aulas.
Tecnologia da Informação (TI): Suporte técnico em caso de falha no sistema ou problemas com impressoras.
Secretaria Acadêmica: Responsável pela execução do processo com base nas informações fornecidas pelas outras áreas.
Entrada(s): #
Calendário de início das aulas: Documento oficial com as datas de início das turmas, essencial para programar a impressão.
Relação de turmas ativas no sistema: Listagem atualizada de todas as turmas do período letivo vigente.
Modelo de lista de frequência institucional: Formato padrão com campos obrigatórios como nome do professor, código da disciplina e presença dos alunos.
Dados dos alunos por turma: Informações obtidas do sistema acadêmico contendo nome, matrícula e turma dos estudantes.
Credenciais de acesso ao sistema: Permissões de login da equipe da secretaria para acessar e exportar as listas.
Equipamento de impressão operacional: Impressora e papel disponíveis e prontos para uso.
Pasta física de cada turma: Material onde será inserida a lista para entrega ao professor.
Atividades do Processo (Etapas): #
- Acessar o calendário acadêmico e identificar as datas de início das aulas.
- Acessar o sistema acadêmico com as credenciais autorizadas.
- Consultar a lista de turmas ativas do período.
- Filtrar turmas presenciais que exigem lista impressa.
- Verificar quais disciplinas terão aula na primeira semana.
- Acessar os dados de cada turma no sistema (alunos, código, professor).
- Selecionar a funcionalidade de geração de lista de frequência.
- Aplicar o modelo institucional à turma selecionada.
- Verificar o preenchimento correto dos campos obrigatórios.
- Validar o nome do professor responsável pela turma.
- Validar os nomes e matrículas dos alunos na turma.
- Verificar se a carga horária da disciplina está atualizada.
- Salvar a lista de frequência gerada em formato PDF.
- Revisar o layout e a legibilidade do documento salvo.
- Realizar testes de impressão (se necessário).
- Ajustar as configurações de impressão para melhor qualidade.
- Imprimir a lista de frequência em papel A4.
- Repetir o processo para cada turma ativa.
- Separar as listas impressas por ordem alfabética das turmas.
- Conferir se todas as listas foram impressas corretamente.
- Inserir uma via da lista impressa na pasta de cada turma.
- Destinar outra via ao professor, se for política institucional.
- Verificar se as pastas estão completas com todos os materiais.
- Entregar as pastas organizadas à coordenação ou ao local da aula.
- Arquivar as cópias digitais das listas, se aplicável.
- Atualizar o controle interno com as turmas finalizadas.
- Informar a coordenação sobre a finalização do processo.
- Disponibilizar suporte presencial no dia da aula, se necessário.
Saída(s) #
Lista de frequência impressa: Documento físico com os dados atualizados da turma e espaço para controle de presença, entregue antes da primeira aula.
Pasta da turma organizada: Pasta física contendo a lista de frequência, pronta para uso do professor no início da aula.
Confirmação de entrega à coordenação: Registro formal ou comunicação de que todas as turmas foram atendidas.
Arquivo digital armazenado (se aplicável): Versão em PDF das listas salvas em pasta interna para controle e reimpressão, se necessário.
Relatório interno atualizado: Planilha ou controle interno com status das turmas atendidas e pendentes.
Cliente (s) #
Professores: Usuários diretos das listas para controle da presença dos alunos em sala de aula.
Alunos: Sujeitos do registro de presença, necessário para fins acadêmicos e legais.
Coordenação Acadêmica: Utiliza as listas como evidência do início correto das atividades.
Secretaria de Registro Acadêmico: Pode utilizar os registros como base para validação posterior da frequência.
Direção Acadêmica: Interessada no cumprimento dos padrões operacionais e no rastreio de processos institucionais.
Documentos e Registros Associados: #
Solicitação de impressão — formulário ou sistema onde o responsável solicita a impressão das provas.
Prova em formato digital — arquivo eletrônico da prova a ser impressa.
Layout e padrão da prova — orientações ou template para formatação das provas.
Autorização de impressão — aprovação formal para dar início ao processo.
Plano de distribuição — documento que indica para quais turmas ou locais as provas serão entregues.
Normas de segurança e confidencialidade — regras que garantem a integridade e sigilo das provas.
Registro de impressão — controle de quantas provas foram impressas, em que data e horário, e por quem.
Registro de controle de qualidade — confirmação de que a impressão está correta, sem erros ou falhas.
Registro de entrega — comprovação de que as provas foram entregues aos responsáveis (professores, coordenadores, ou sala de provas).
Relatório de incidentes — registro de qualquer problema ocorrido, como falhas na impressora ou provas danificadas.
Lista de conferência — documento assinado confirmando a quantidade e condição das provas recebidas.
