Objetivo do Processo #

Assegurar que todos os professores recebam, com antecedência de um mês, uma Carta de Boas-Vindas completa e personalizada, contendo todas as informações necessárias sobre suas aulas, infraestrutura da sala, acesso ao prédio, materiais de apoio e orientações financeiras, garantindo sua preparação e minimizando riscos de comunicação e logística.

Responsável pelo Processo #

GRT

Área do Processo #

Secretaria Acadêmica

SIPOC #

Fornecedor(es) #

Sistema Acadêmico: Fonte oficial dos dados de turmas, disciplinas, professores e alunos. Também contém o quadro sinóptico, utilizado para prever a data de início da disciplina.

Coordenação Acadêmica: Responsável por validar informações sobre as turmas e o início das aulas.

Secretaria Acadêmica: Responsável pela execução do processo com base nas informações fornecidas pelas outras áreas.

Entrada(s): #

Cronograma de aulas futuras

Dados de professores (nome, contato)

Dados de turmas (nome, período, alunos)

Dados de disciplinas (nome, código)

Informações sobre infraestrutura das salas (disponível/não disponível)

Endereço da unidade ISAE

Link para cadastro de reconhecimento facial/biometria

Link do Drive com perfil da turma

Instruções para acesso e interpretação do perfil da turma

Orientações para preenchimento da carta financeira (CNPJ, dados)

Atividades do Processo (Etapas): #

1. Levantamento Inicial de Aulas Futuras
2. Acessar sistema de gestão acadêmica ou cronograma.
3. Identificar todas as aulas programadas para o mês seguinte.
4. Registrar professores, turmas e disciplinas associadas a cada aula.
5. Início da Redação da Carta de Boas-Vindas
6. Abrir modelo padrão da Carta de Boas-Vindas.
7. Inserir nome do professor.
8. Aplicar o modelo institucional à turma selecionada.
9.  Inserir nome da turma.
10.  Inserir nome da disciplina.
11. Inserir período (data e horário das aulas).
12. Inclusão de Informações sobre a Infraestrutura da Sala
13. Consultar lista de equipamentos disponíveis na sala (Flipchart, Projetor, Notebook).
14. Adicionar à carta os itens disponíveis.
15. Consultar lista de equipamentos não disponíveis (Passador de slides, Microfone).
16. Inclusão de Informações de Localização e Acesso ao Prédio
17. Inserir endereço completo da unidade ISAE na carta.
18. Verificar se o professor possui cadastro biométrico prévio.
19. Se não tiver cadastro, incluir link para cadastro de reconhecimento facial/biometria.
20. Preparação para Compartilhamento de Documentos no Drive
21. Acessar o Drive da instituição.
22. Localizar a pasta do perfil da turma correspondente.
23. Gerar link de compartilhamento do Drive com o perfil da turma.
24. Preparar instruções claras sobre como acessar e interpretar as informações da turma.
25. Inclusão de Orientações sobre a Carta Financeira
26. Obter as orientações mais recentes para preenchimento da carta financeira.
27. Incluir informações sobre qual CNPJ utilizar.
28.  Incluir instruções passo a passo e exemplos, se necessário.
29. Consolidação e Envio da Carta e Anexos por E-mail
30. Revisar a carta de boas-vindas para garantir que todas as informações estão corretas e completas.
31. Anexar a carta de boas-vindas ao e-mail.
32. Anexar a carta financeira ao e-mail.
33. Inserir o link do Drive com o perfil da turma no corpo do e-mail.
34. Inserir o link para cadastro de biometria (se aplicável) no corpo do e-mail.
35. Redigir o corpo do e-mail de forma clara e profissional.
36. Enviar o e-mail para o professor com 1 mês de antecedência do início das aulas.

Saída(s) #

Carta de Boas-Vindas personalizada e completa

E-mail de envio com anexos e links

Confirmação de recebimento/leitura do e-mail

Professor informado e preparado para as aulas

Cadastro biométrico/facial realizado (se aplicável)

Acesso ao perfil da turma no Drive

Carta financeira preenchida corretamente

Cliente (s) #

Professores (principais)

Alunos (indiretamente, ao receberem professores preparados)

Coordenação Acadêmica (ao ter professores alinhados e informados)

Departamento Financeiro (ao receber cartas financeiras preenchidas corretamente)

Documentos e Registros Associados: #

Cronograma de Aulas: Documento que detalha as aulas programadas, com datas, horários, professores, turmas e disciplinas.

Lista de Professores: Registro com os dados de contato e informações relevantes dos professores.

Dados de Turmas e Disciplinas: Informações detalhadas sobre cada turma e disciplina, incluindo número de alunos, ementa, etc.

Modelo de Carta de Boas-Vindas: Template padronizado da carta a ser enviada aos professores.

Lista de Equipamentos por Sala: Inventário dos recursos disponíveis em cada sala de aula (flipchart, projetor, notebook, etc.).

Endereço da Unidade: Informação do local físico da instituição.

Status de Cadastro Biométrico do Professor: Registro que indica se o professor já possui cadastro para acesso ao prédio.

Link de Cadastro Biométrico: URL para o sistema de cadastro de reconhecimento facial/biometria.

Link do Drive da Turma: URL para a pasta no Google Drive contendo o perfil da turma e materiais de apoio.

Instruções de Acesso ao Drive: Documento ou texto com orientações sobre como acessar e interpretar o conteúdo do Drive.

Orientações Financeiras: Documento com as diretrizes para preenchimento da carta financeira, incluindo CNPJ e outros dados.

Modelo de Carta Financeira: Template da carta financeira a ser preenchida pelo professor.

E-mail Enviado: Cópia do e-mail enviado ao professor, com todos os anexos e links.